Muitas vezes os profissionais médicos, trabalhadores ou gerentes, deslocam-se com a sua viatura própria, ao serviço da sua entidade patronal, para deslocações a clínicas e hospitais e outros estabelecimentos para prestarem serviços médicos.
Não existe uma legislação específica sobre as ajudas de custo relativas ao setor privado, contudo a maioria das empresas utiliza o Decreto-Lei n.º 106/98 como referência, que estabelece as normas para a função pública.
Apenas deverá ser aplicado nas deslocações diárias que se realizem além dos 20 km do local habitual de trabalho, cujo local de origem deverá ser sempre o domicilio profissional, ou seja, o local de trabalho (principal) e não o domicilio habitacional, excepto se o profissional fizer teletrabalho.
O valor de referência para a categoria de transporte em viatura automóvel própria do trabalhador é de 0,40€/km (desde 2024). Este é o limite máximo a aplicar isento de IRS e Segurança Social.
Fiscalmente como é tributado?
Depende da situação em concreto:
Portanto é muito importante existir um mapa de deslocações, independentemente de os tais custos atribuídos serem ou não faturados a clientes. Ainda para mais se a empresa tem prejuizo fiscal nesse exercício económico, estas tributações autónomas ficam agravadas em 10 pontos percentuais, ou seja passam de 5% para 15%.
O que deve ter um mapa de deslocações?
O mapa de deslocações deve identificar a data, os locais, tempo de permanência, objetivo e número de km de cada deslocação, bem como a identificação da viatura e respetivo proprietário. No final do mapa poderá ter o somatório de km efetuado num determinado período, normalmente mensal, e o mapa deve estar assinado pelo profissional.
Pode as ajudas de custo serem superiores aos valores de referência?
Se os valores aplicáveis à remuneração forem superiores aos valores de referência, esses valores de diferença, deverão ser processados como rendimentos de trabalho dependente do trabalhador e tributados em IRS na esfera do trabalhador. Aqui o gasto é aceite fiscalmente em IRC e não há tributação autónoma.
Pode as ajudas de custo serem fiscalmente aceites sem mapas de deslocação?
Se essas ajudas de custo pagas ao trabalhador ou gerente forem faturadas aos clientes significa que não haverá sujeição a tributação autónoma, sendo estas ajudas de custos aceites em termos fiscais (mesmo sem a existência do mapa de deslocações).